Cualquiera sea el tipo de oficina o equipo de trabajo, organizar los evento de forma eficiente y aprovechando la potencia de la web es un modo de trabajo ya implementado en las formas de trabajo actuales.
Mucho ha cambiado desde que utilizábamos la agenda escrita que anualmente salía a la venta para organizar el año entero en cuestión, pero desde el auge de los sistemas basados en web, la mayoría de código abierto y los servicios integrados como software como un servicio en la nube, el contexto de trabajo y administración del tiempo y los eventos han sido fuertemente instaurados.
Al menos en cuanto a eficacia y productividad, podemos nombrar una serie de ventajas que nos permiten obtener el mejor provecho de estos sistemas:
• Se ejecutan en el navegador web: Estos sistemas no requieren la instalación de ningún software de forma local, ya que pueden visualizarse en el navegador web accediendo a través de la dirección correspondiente.
• Con notificaciones: Los calendarios digitales son sencillamente grandiosos porque no requieren que el usuario esté atento al suceso de un evento programado, simplemente el software enviará una notificación que puede ser de variadas formas para hacerle conocer al usuario que el evento se aproxima.
• Multiusuario: Un solo calendario para todo el equipo, de esta forma se puede gestionar toda la línea de eventos desde un único lugar, con posibilidad de acceso de parte de todas las partes involucradas ya sea dentro del equipo o fuera.
• Administración colaborativa: A través de permisos de usuario puede definir varios usuarios gestores o administradores para mantener una gestión integral completa y actualizada. La multiplicidad de administradores de proyectos ya no es un impedimento para la eficiencia.
• Servidor propio: No depende del funcionamiento y la política de datos de terceros. Defina y controle su información en sus propios servidores o elija con consciencia el proveedor de servicios de alojamiento web que se ajuste a su política de gestión de la información. Estos sistemas se instalan con facilidad tanto como hacer un blog tradicional.
#1: Web Calendar:
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Puede utilizarse como un sistema de gestión de horarios para un solo usuario o para grupos donde un encargado gestiona el calendario de los demás. También como un gestor de eventos público y colaborativo, donde otros usuarios o administradores pueden agregar nuevos eventos.
Algunas de sus características destacadas son:
• Está disponible en 30 idiomas (incluido español) y que puede detectar el idioma del visitante a través del navegador.
• Puedes superponer calendarios de los usuarios a través de su sistema de capas.
• Configura eventos recurrentes con excepciones para un mejor ajuste con la realidad.
• Campos personalizados.
#2: Booked:
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Permite organizar equipos e instituciones de cualquier tamaño de forma eficiente y sencilla. Puedes agregar eventos y recursos de cualquier tipo para rastrear. Su poderosa herramienta de búsqueda permite una agilidad sin precedentes. Es lo suficientemente flexible para configurar todos los casos y excepciones que puedan ocurrir manteniéndote completamente organizado sin tener que forzar situaciones que naturalmente no se adaptan.
Algunas de sus características más destacadas son:
• Integración con Outlook y Calendarios de Google para una mejor adaptación de todos los usuarios.
• Soporte para Active Directory.
• Sistema de reportes flexible.
• Multilenguaje.
• Integración con sistemas de pago populares.
#3: LuxCal:
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Es un sistema de eventos de calendario liviano y amigable con el usuario. Su principal objetivo es ser más amigable en su interfaz, más pequeño y fácil de mantener comparado con otras plataformas similares basadas en web. Dispone de todas las características esenciales para uso hogareño y pequeños negocios.
#4: SuperCali:
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Es un calendario que soporta múltiples eventos anidados y categorías con múltiples moderadores, convirtiéndolo en una excelente opción para organizaciones que deben administrar una larga cantidad de actividades. Algunas características destacadas son:
• Instalación rápida.
• Múltiples fechas para cada evento.
• Múltiples vistas de calendario.
• Fácil de personalizar con XHTML y CSS.
• Multilenguaje.
• Capacidad de importación a través de CSV.
Soluciones alternativas:
Si prefieres otras opciones de fácil implementación puedes optar por un sistema integrado cuyo alojamiento web ya viene como parte del servicio. Estos sistemas que funcionan como un software en la nube, te permitirán obtener las mismas características que los sistemas descritos anteriormente, y en general, con una mejor interfaz de usuario, pero con algunas desventajas inherentes:
• Estos servicios pueden atraer costos vinculados a un precio de suscripción periódica, el cual debe incluirse en el presupuesto para el proyecto, y que a largo plazo constituye un costo relevante.
• Los datos no están completamente bajo tu control, ya que se almacenan en servidores de terceros y cuya administración es desconocida para ti. Deberás en este caso leer la política de privacidad atentamente y asegurarte de que el proveedor no haga uso irrazonable de tus datos.
• Están ligados a la política de actualización de software de la empresa. Como podrías saber, el SaaS (Software como un servicio) en la nube implica que el proveedor tiene absoluto control de la versión y actualizaciones del software en cuestión, no permitiendo a los usuarios elegir en este aspecto.
Por lo tanto, tendrás que estar siempre pendiente de saber desenvolverte en cada ámbito nuevo que el proveedor implemente. Sistemas como estos podemos encontrar en: Microsoft Office 365 con Outlook, Google Suite y Zoho CRM.
Como podrás observar, estos últimos sistemas ampliamente elegidos tienen sus desventajas inherentes al tipo de servicio, pero puede representar una enorme ventaja para el proyecto al no tener que dedicar personal a seleccionar e implementar los sistemas de código abierto manualmente.
