Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de jornada laboral se ha convertido en una obligación legal para todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector. Esta normativa tiene como objetivo principal garantizar que se respeten los derechos laborales de los empleados, especialmente en lo que respecta a la duración de la jornada y la compensación de las horas extra.
Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido desde su aplicación, todavía hay muchas empresas que no han implementado correctamente un sistema de registro, ya sea por desconocimiento, por falta de recursos o por no considerar su importancia real. Lo cierto es que no cumplir con esta normativa puede acarrear consecuencias económicas importantes. En este artículo te explicamos cuáles son las multas por no llevar el control de jornada y cómo evitarlas de forma sencilla y eficiente.
¿Qué exige la ley?
La normativa establece que todas las empresas deben registrar la jornada laboral diaria de cada trabajador, incluyendo la hora de entrada y salida. Además, este registro debe conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.
Este control no se aplica únicamente a trabajadores a jornada completa, sino también a contratos a tiempo parcial, temporales, teletrabajadores o empleados con horarios flexibles. En definitiva, afecta a toda relación laboral regulada por el Estatuto de los Trabajadores.
Multas por incumplimiento: ¿a cuánto ascienden?
La Inspección de Trabajo ha intensificado las actuaciones para verificar que las empresas cumplen con esta obligación, y las sanciones por no llevar un registro de jornada adecuado pueden resultar bastante costosas. En función de la gravedad y reincidencia del incumplimiento, las multas se clasifican en tres niveles:
- Infracción leve: si no se informa adecuadamente a los trabajadores o representantes. Las sanciones oscilan entre 70 y 750 euros.
- Infracción grave: si no se lleva el registro de jornada o este no cumple con los requisitos exigidos. Las multas van de 751 a 7.500 euros por cada caso detectado.
- Infracción muy grave: en situaciones especialmente graves o reincidentes, pueden imponerse sanciones que superan los 7.500 euros.
Además de la sanción económica, la empresa se expone a reclamaciones por parte de los empleados en caso de conflictos laborales, lo que puede derivar en procesos judiciales, indemnizaciones y daños reputacionales.
Casos frecuentes que generan sanciones
No basta con tener una hoja de cálculo o un documento firmado a mano por el trabajador. La Inspección exige un sistema fiable, verificable y accesible. Algunos errores comunes que pueden provocar sanciones son:
- No registrar la jornada de forma diaria.
- No conservar los registros durante el tiempo estipulado.
- Utilizar métodos manipulables o poco transparentes.
- No diferenciar claramente el tiempo de trabajo efectivo de las pausas o descansos.
- No permitir el acceso a los registros a los empleados o a sus representantes.
Por tanto, contar con un sistema de fichaje adecuado es imprescindible para cumplir la normativa y evitar riesgos innecesarios.
Cómo evitar sanciones: apuesta por la digitalización
La mejor forma de cumplir con la ley y garantizar la tranquilidad de la empresa es implantar un sistema fiable y automatizado que registre la jornada de forma clara y segura. Hoy en día existen herramientas tecnológicas accesibles para todo tipo de empresas, que permiten fichar mediante app, navegador, códigos QR o terminales físicos.
Este tipo de soluciones permiten almacenar los datos de forma segura, generan informes automáticos y facilitan el acceso a la información por parte de los trabajadores. Además, reducen errores humanos y agilizan la gestión del departamento de Recursos Humanos.
Implementar un control de horario digital no solo ayuda a evitar multas, sino que también mejora la organización interna, facilita la gestión de turnos, vacaciones y ausencias, y aumenta la transparencia en la relación empresa-empleado.
Beneficios adicionales de registrar la jornada correctamente
Más allá de cumplir con la normativa, llevar un buen control del horario aporta beneficios que influyen directamente en la productividad y la satisfacción del equipo. Algunas de estas ventajas son:
- Mayor confianza entre empresa y trabajadores, al establecer normas claras.
- Reducción de conflictos sobre horas extra o compensaciones.
- Mejor planificación de recursos humanos y control de costes laborales.
- Adaptabilidad al trabajo híbrido o en remoto, sin perder visibilidad.
- Información valiosa para auditorías internas o procesos de certificación.
Cada vez más compañías, especialmente las que apuestan por la digitalización, están optando por sistemas de control horario avanzados, capaces de integrarse con otras herramientas de gestión como el control de ausencias, la planificación de turnos o la elaboración de nóminas.
Estas plataformas ofrecen una solución integral que va mucho más allá de fichar: se convierten en aliados estratégicos para el departamento de RR. HH.
¿Y qué pasa con las pequeñas empresas?
A veces se piensa que las pequeñas empresas están exentas de esta obligación, pero no es así. La ley no hace distinciones en función del número de trabajadores, por lo que incluso una empresa con tres empleados debe llevar un registro diario de la jornada laboral.
Afortunadamente, existen soluciones adaptadas a las pymes, con costes reducidos y gran facilidad de uso, que permiten cumplir con la normativa sin complicaciones ni inversiones elevadas.
Conclusión
El registro de jornada ya no es una opción, es una obligación legal con consecuencias económicas claras en caso de incumplimiento. Sin embargo, no tiene por qué ser una carga. Con las herramientas adecuadas, puede convertirse en una oportunidad para mejorar la organización interna, la transparencia y la relación con el equipo.
